股務管理核心概念
股務就是在管理一間公司股東、股票、股權相關的事務,與一間公司的所有權及經營權息息相關,是公司治理的重要組成,對企業發展具有重要意義。
股務管理對企業管理有多重要呢 ?
什麼是股務管理?股務管理對企業有多重要呢?股務管理是保障股東權益的基礎,股東是企業的主人,擁有對企業的權利和義務。股務管理根本目的,就是保障股東能夠依法享有股東權益。股務跟財務會計一樣重要,每間合資公司都應該導入符合法規的管理制度,維護公司與股東之間的關係,確保股東權益和公司治理的透明度,讓企業經營更順利。
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股東:公司的出資人或投資人。
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股票:作為證明股東的持有公司股權的有價證券。
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股權:代表一家公司的所有權,股權擁有的越多,對公司的掌握度越大。
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股務最重要的工作就是做好投資人關係(Investor Relations,簡稱IR),IR是一種戰略管理職責,整合企業財務、傳播、行銷和法規遵守,使一家公司與資本市場和其他利害關係人達成最有效的雙向溝通,最終有利於公司合理市值的實現,以及提升股東價值。
落實股務管理對企業的6大好處
股務管理主要涉及公司的股權結構管理、資本額變動、股權交易轉讓管理、股東會召開、股利發放、股東權益、股東關係管理、財務稅務管理等事項,是公司治理非常重要的一個部份。
因此,企業主必須高度重視股務管理工作,建立健全股務管理制度,聘請專業人員負責股務管理工作,確保股務管理工作規範化、制度化。做好股務管理有助於提高公司治理透明度和股東信任度,進而促進公司長期穩定的發展。
企業為何需要股務系統?
股務系統是提高管理效率重要的途徑、股務管理是一項繁瑣的工作,涉及到股東、股票、股權等多個方面。如果股務管理工作效率低下,將影響企業的正常運營。例如,股東會議召開不及時,可能會延誤企業決策;股票過戶手續繁瑣,可能會影響股東交易;股權結構不合理,可能會影響企業發展。股務系統能確保股權記錄的正確性,提供股東更好的服務,並確保合乎法規。
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定期向股東揭露資訊是維持與股東良好關係的基礎,即時、流暢以及資訊完善的股務作業流程,能讓股東對於企業營運更放心;而一年一度的股東會是企業和股東溝通的重要機會,讓股東會運作符合法令並順利運行,有助於議案被認可,並提升股東對企業的認同。 -
管理好股東的基本資料,包含股東姓名、地址、持有股數及股票張數等;做好正確的股權登記,並確保股東名冊的即時更新,避免因股權登記錯誤而引起爭議。股務資料可作為企業增資、減資等決策依據,這也是股務管理對企業營運影響重大的原因;報表過期、資訊錯誤或缺漏,都會讓股務資料喪失參考價值,將股務歷史資料完整保存、報表正確完整揭露、即時更新以及提供經營團隊股務相關資訊的效率,都是至關重要的。 -
股務作業實務上涉及多項法規,包含:公司法、稅法、股務處理準則等等,許多法規的罰則會影響到整間企業營運,因此需要確保企業在股務處理上符合法律規範,讓企業更能夠完全專注於業務推廣。 -
股務的日常資料更新處理,皆需要人力和時間,若資料處理不善,導致漏記、資訊錯誤…等問題,必需要回溯重整資料,並和受影響的關係人溝通;利用股務系統協助企業建立標準股務處理流程、制度、規範、減少人工作業錯誤與重覆,節省因資料錯誤造成的損失,增加工作效率。
股務自辦的好處
- 一間公司從成立、募資到上市,其中「股東」及「股權」的管理經常被忽略,因此產生許多經營權紛爭;而未上市櫃企業「股務自辦」可讓企業主對股權的變化保有即時的敏銳度並保障股東權益,同時建構完善且符合法規的管理流程及制度,為計劃公開發行或上市櫃作準備,更多關於未上市櫃公司股務自辦的好處。
股務自辦看似繁雜,各類型企業的股務重點也不盡相同,選擇StockTime雲端股務管理系統能有效協助企業建立標準化的處理流程、制度、規範,減少人工作業錯誤與重覆,優化營運管理機制,從而提高企業核心競爭力及公司治理形象。
StockTime VS 其他方式
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項目
StockTime其他方式
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股東問題回應
StockTime
資料紀錄系統化,可快速回應股東問題。
其他方式
歷史資料散落各地,問題回應時間可能較久。
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異動紀錄
StockTime
標準化紀錄異動資料。
其他方式
人為判斷紀錄,容易造成前後不一。
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作業流程
StockTime
按照系統標準化作業流程,符合法規,如:股東會時程表。
其他方式
人為經驗,容易掛一漏萬,也可能不符合法規。
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數據運算
StockTime
系統運算,出錯機率低,運算規則紀錄於系統,資料交接容易。
其他方式
用excel下公式運算,資料容易出錯。
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資料保存
StockTime
紙本作業後,資料數位化保存在雲端。
其他方式
紙本記錄,容易因時間空間或天然災害造成資料保存不易,資料四散,也不易交接傳承。
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資料儲存
StockTime
資料儲存於雲端系統,遺失風險低。
其他方式
資料儲存於桌機,資料遺失風險高。
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資訊安全
其他方式
資料儲存於桌機,較容易發生駭客入侵,勒索軟體入侵,病毒入侵,資料遭竄改。
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承辦人員異動或離職
StockTime
資料傳承交接簡單,承辦人員也容易呈現工作績效。
其他方式
資料傳承交接比較容易不清楚。
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資訊人員
StockTime
系統維運成本低,網路暢通即可用雲端系統。
其他方式
老舊系統維運成本較高。
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發送通知
StockTime
電子通知,可即時通知又兼顧環保效率,成本低。
其他方式
紙本通知,不環保且無法即時通知,成本較高。
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報表製作
StockTime
系統快速產出報表。
其他方式
花時間自製報表。
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申報作業
StockTime
申報媒體檔由系統產出,提高工作效率,可與會計師協同作業。
其他方式
申報檔自製耗時,申報作業可能需委外。
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法規遵循
StockTime
StockTime即時掌握法令變更,系統即時更新,提供法規諮詢服務。
其他方式
自行收集法規資訊,無法即時掌握法令變更,也無人諮詢。